書類管理の効率化


確定申告の作業がもう少しで終了です。昨年は多くの銘柄を売買し保有銘柄も増えました。配当金計算書だけでも今までにない枚数になりました。株式を保有して配当金の権利取りをすると後日郵便物が送られてきます。銘柄が多くなると不用な書類は処分していかないと、必要な書類を探す際に余計な時間と労力がかかります。すべて保管するような場所もないので必要最低限の書類のみ残すようにしています。

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権利取りをして郵送されてくる書類には「配当金計算書」、振込先を銀行口座にしている場合は「振込先の確認書」。総会招集がある場合は「議決権行使書」と通知書、個人情報保護シールも必ず同封されています。株主総会に出席する場合は議決権行使書が必要です。ただすべての総会へ出席は不可能なので大部分は議決権行使書を郵送しています。一部インターネットで議決権を行使できる銘柄もありますが、少しでも書類を減らしたいので総会へ出席しない銘柄は返送するようにしています。

総会は終了すると総会決議通知が郵送されてきます。長期の株式を保有しているとこれらの書類が毎年増えていくことになります。最初の頃は銘柄も少なかったのですべての書類を保管していましたが、銘柄が増えるにつれ管理するのが困難になりました。徐々に不必要な書類を処分するようになり管理も以前よりはできるようになりました。

管理方法は郵送されてくる銘柄名の記載された封筒に、「配当金計算書」と直近の「振込先確認書」を入れます。確定申告の際に「配当金計算書」は必要なので一番手前にいれておきます。「株主総会招集通知」と「総会決議通知」は同じ年度のものがセットになるよう保管します。ただ「株主総会招集通知」は厚さがあるので直近の通知以外は、ホッチキスを外して表紙の一枚のみ保管しています。表紙には日時と場所、決議事項が載っています。裏面には株主総会会場の案内図があります。毎年同じ場所で行われることが多いですが稀に変更されている場合があります。

他にの株式分割が行われた際に株主名簿管理人から郵送されてくる「株式分割手続き完了のお知らせ」も封筒に入れて保管。今までに分割された状況の確認がすぐに出来るようにしておきます。

売却した銘柄は一年間別保管します。一年後再度見直しその中で割安になれば再度購入したい銘柄は封筒をそのままの状態で別保管して、今後購入予定がない銘柄は処分します。

今のところ何とか管理できていますが、今後の状況次第で管理方法を見直すかもしれません。

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